A.資料収集を外注するには、集めたい資料の種類と用途を明確にし、資料請求代行やデスクリサーチ代行に依頼する方法があります。特にBtoB資料や競合資料を集めたい場合は、資料請求代行サービスの活用が現実的です。
業務で必要な資料を集める作業は、思った以上に時間がかかります。サービス資料、製品カタログ、ホワイトペーパー、料金資料、導入事例、比較資料などを探し、各社サイトを確認し、フォーム入力を行い、届いた資料を整理するだけでも大きな負担になります。
特にBtoBの資料収集では、資料請求フォームに会社名、氏名、メールアドレス、電話番号、部署名、役職などの入力が必要になることが多くあります。さらに、資料請求後に営業メールや電話連絡が来ることもあり、資料を集めるだけのつもりが、営業対応まで発生してしまうことがあります。
そのような場合に検討したいのが、資料収集の外注です。自社で1件ずつ資料を探して請求するのではなく、必要な資料の取得を外部に依頼することで、調査や比較検討に必要な情報を効率よく集めやすくなります。
資料収集を外注できる作業の範囲
資料収集の外注といっても、依頼できる内容はいくつかに分かれます。代表的なのは、Web上に公開されている情報を調べるデスクリサーチ、企業サイトから資料を探す作業、資料請求フォームから資料を取り寄せる作業、届いた資料を整理する作業です。
たとえば、競合サービスの公式サイトを調べて、サービス内容、料金ページ、導入事例、ホワイトペーパー一覧を整理する作業は、情報収集の外注に含まれます。一方で、サービス資料や製品カタログを実際に取り寄せる場合は、資料請求代行や資料取り寄せ代行に近い領域になります。
依頼前に整理しておきたいのは、何を集めたいのか、どの企業の資料が必要なのか、資料の用途は何か、どこまで整理してほしいのかという点です。たとえば、「競合5社のサービス資料を集めたい」のか、「業界全体の資料を探して一覧化したい」のかで、外注先に依頼すべき内容は変わります。
資料ハンターズのような資料請求代行サービスは、主に取得したい資料が掲載されたURLをもとに、その資料の取得を代行する用途に向いています。つまり、広範囲に市場調査をして資料候補を探すというより、「この資料を取り寄せたい」という具体的なニーズに適しています。
資料収集を外注する場合は、単に「資料を集めてください」と依頼するのではなく、対象資料、対象企業、利用目的、納品形式を明確にすることで、無駄なやり取りを減らせます。
自社で資料集めを行う場合の課題
自社で資料集めを行う場合、まず発生するのが作業時間の問題です。1社だけなら短時間で済むように見えても、複数社の資料を集める場合は、対象企業の確認、資料ページの探索、フォーム入力、メール確認、PDF保存、ファイル名整理などの作業が積み重なります。
また、BtoB資料の多くは、会社名や担当者情報の入力が必要です。会社メールアドレスで資料請求すると、相手企業に自社名が伝わる可能性があります。会社名を入力しなくても、メールアドレスのドメインやアクセス元から勤務先を推測される場合があります。
さらに、資料請求後に営業メール、電話連絡、メルマガ、セミナー案内などが届くこともあります。資料を確認したかっただけなのに、営業対応や配信停止の手間が発生することもあります。
特に競合資料や比較検討先の資料を集める場合、自社名を出して直接請求しにくいという問題があります。競合に調査行動を知られたくない、営業連絡を避けたい、社内でまだ検討前なので相手に関心を知られたくないというケースもあるはずです。
このように、資料集めを自社で行う場合には、作業負担、営業連絡への対応、自社名が伝わるリスク、資料整理の手間が発生します。必要な資料が増えるほど、外注するメリットは大きくなります。
資料請求を外注するなら資料ハンターズの活用が現実的
資料収集を外注したい場合、目的によって外注先は変わります。市場全体の調査や情報整理まで任せたい場合は、デスクリサーチ代行や調査会社が選択肢になります。一方で、必要な資料がすでに分かっていて、その資料を取り寄せたい場合は、資料請求代行サービスが適しています。
資料ハンターズは、サービス資料、製品カタログ、ホワイトペーパー、料金資料、競合資料などを取り寄せたい企業向けの資料請求代行サービスです。依頼者は、入手したい資料が掲載されているURLを送るだけで、資料ハンターズが資料取得を代行します。
資料請求を外注するメリットは、フォーム入力の手間を省けることだけではありません。自社の担当者が直接資料請求する必要がないため、営業連絡への対応負担を減らしやすくなります。また、競合企業や比較検討先の資料を集める際にも、自社で直接申し込む心理的な抵抗を下げられます。
もちろん、すべての資料が必ず取得できるわけではありません。資料提供元の審査条件、フォームの仕様、送付条件、対象企業の条件、資料の公開状況などによっては、取得できない場合もあります。
それでも、必要な資料を代わりに集めてもらいたい、資料請求の手間を減らしたい、自社名を出さずに資料を確認したいという場合には、資料請求代行サービスは有効な選択肢です。
資料収集は、調査や比較検討の前段階にすぎません。本当に重要なのは、集めた資料をもとに、競合比較、価格調査、営業資料改善、ホワイトペーパー制作、稟議資料作成などに活かすことです。資料集めに時間を使いすぎているなら、その作業は外注化を検討する価値があります。
【まとめ】資料収集を外注するには？必要な資料を代わりに集めてもらう方法は？
資料収集を外注するには、まず集めたい資料の種類と用途を明確にすることが重要です。Web上の情報を調べたいのか、サービス資料や製品カタログを取り寄せたいのか、競合資料を集めたいのかによって、依頼すべき外注先は変わります。
自社で資料集めを行う場合、フォーム入力、メール確認、資料保存、営業連絡への対応、自社名が相手に伝わるリスクなどが発生します。特にBtoB資料や競合資料を集める場合は、会社名や会社メールアドレスで直接請求しにくいこともあります。
必要な資料が掲載されたURLが分かっている場合は、資料ハンターズのような資料請求代行サービスを活用することで、資料取り寄せの負担を減らせます。資料収集を効率化したい企業担当者にとって、現実的な選択肢です。
- 資料収集の外注は、デスクリサーチ代行と資料請求代行で役割が異なる
- 自社で資料集めを行うと、フォーム入力や営業連絡への対応などの負担が発生する
- 必要な資料を代わりに集めてもらいたい場合は、資料請求代行サービスの活用が現実的
