A.RFIに必要な資料を集める前には、導入目的、課題、比較したい項目、候補ベンダー、必要な回答情報を整理しておくことが重要です。RFIは単なる資料集めではなく、ベンダー選定前に必要な情報をそろえ、比較検討しやすくするための前準備です。
RFIは「ベンダーに情報提供を依頼するための前準備」として使う
RFIとは、Request For Informationの略で、日本語では情報提供依頼と呼ばれます。製品やサービスを選定する前に、候補となるベンダーから基本情報を集めるために使われるものです。
RFIの目的は、すぐに発注先を決めることではありません。まずは市場にどのような製品・サービスがあるのか、各ベンダーがどのような機能や実績を持っているのか、どの程度の費用感なのかを把握することです。
そのため、RFIに必要な資料を集める段階では、候補ベンダーを比較するための情報を幅広く集めることが重要になります。サービス資料、会社案内、機能一覧、料金情報、導入事例、サポート体制、セキュリティ資料などが代表的です。
ただし、やみくもに資料を集めても、RFI作成には使いにくくなります。各社の資料を見ても、比較したい項目が決まっていなければ、どの情報が重要で、どの情報が不足しているのか判断できません。
RFI作成の前準備では、まず自社の課題や導入目的を整理し、そのうえでベンダーに確認したい項目を決める必要があります。つまり、RFIの資料集めは、情報収集そのものよりも、比較に使える情報をそろえることが目的です。
RFI作成前に整理すべき項目は、目的・課題・比較軸・候補ベンダー
RFIに必要な資料を集める前に、最低限整理しておきたい項目があります。特に重要なのは、導入目的、自社課題、比較軸、候補ベンダー、回答してほしい情報の5つです。
まず導入目的です。何のために製品やサービスを探しているのかが曖昧なままだと、RFIで集める情報も曖昧になります。たとえば、業務効率化が目的なのか、コスト削減が目的なのか、顧客対応の改善が目的なのかによって、必要な資料や確認項目は変わります。
次に自社課題です。現在どのような問題があり、どの業務を改善したいのかを整理します。ここが曖昧だと、ベンダーから提供された資料を見ても、自社に合うかどうか判断できません。
比較軸も重要です。料金、機能、導入実績、対応範囲、サポート体制、セキュリティ、カスタマイズ性、運用負荷、連携可能なシステムなど、どの観点でベンダー情報を比較するのかを決めておきます。
候補ベンダーの整理も必要です。すでに名前が挙がっている企業だけでなく、同じ領域のサービスを提供している会社や、導入事例が多い会社も候補に含めると、比較の幅が広がります。
最後に、RFIで回答してほしい情報を整理します。単に「資料を送ってください」ではなく、機能一覧、料金体系、導入スケジュール、サポート範囲、契約条件、セキュリティ対応、同業種での導入実績など、必要な情報を明確にしておくことが大切です。
資料集めに時間がかかる場合は、RFI前の情報収集を外部化する方法もある
RFIを作成する前には、候補ベンダーの資料を集め、サービス内容や提供範囲を把握する必要があります。しかし、複数社の資料を集める作業は意外と手間がかかります。
多くのBtoBサービスでは、資料請求フォームに会社名、氏名、部署名、メールアドレス、電話番号などの入力が必要です。さらに、資料ダウンロード後に営業連絡が来ることもあります。情報収集の初期段階では、この対応だけで担当者の負担になることがあります。
また、RFI作成前の段階では、まだ社内で正式な検討が始まっていないこともあります。その場合、自社名を出してベンダーに問い合わせることに抵抗があるケースも少なくありません。
このような場合は、資料請求代行サービスを活用して、RFI作成前に必要なベンダー資料を効率よく集める方法があります。候補ベンダーのサービス資料や導入事例、機能資料などを集めておくことで、RFIの作成や比較項目の整理がしやすくなります。
RFIは、精度の高いベンダー選定を行うための土台です。その土台を作る段階で情報が不足していると、後のRFP作成や社内稟議にも影響します。だからこそ、RFI前の資料集めは、選定プロセス全体の質を左右する重要な工程だと考えるべきです。
【まとめ】RFIに必要な資料を集める前に整理すべき項目は？
RFIに必要な資料を集める前には、導入目的、自社課題、比較軸、候補ベンダー、回答してほしい情報を整理しておくことが重要です。RFIは単なる資料請求ではなく、ベンダー選定を進めるために必要な情報を体系的に集めるための準備です。
特に、複数のベンダーを比較する場合は、各社のサービス資料、料金情報、機能一覧、導入事例、サポート体制などを同じ観点で確認できる状態にしておく必要があります。ここを曖昧にしたまま進めると、RFIを出しても比較しにくい回答しか集まらない可能性があります。
資料ハンターズでは、RFI作成前のベンダー資料集めをサポートできます。情報提供依頼の前に必要な資料を効率よく集めたい、自社名を出さずに候補ベンダーの情報を確認したい、比較検討の準備をスムーズに進めたい場合には、資料請求代行サービスの活用が有効です。
- RFI前には、導入目的・課題・比較軸を整理しておく
- ベンダー資料は、料金・機能・事例・サポート体制を中心に集める
- 資料集めに手間がかかる場合は、資料請求代行サービスの活用も有効
